Master Data w systemie SAP

Dlaczego efektywne zarządzanie danymi jest kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa?

Dane są wszędzie i każdy wykorzystuje je w swojej pracy na co dzień. Są one odzwierciedleniem faktów, a umieszczenie ich w kontekście powoduje utworzenie informacji, a to właśnie one budują cyfrowy świat. Dobre zarządzanie danymi jest podstawą do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Powodem tego jest fakt, że ważne decyzje są podejmowane w odpowiednim czasie, a obowiązki działów są do siebie dopasowane. Zarządzanie procesami biznesowymi w spójny sposób zaoszczędza czas i wysiłek przedsiębiorstwa. Ustalone przepisy i regulacje wymuszają uporządkowaną organizację zarządzania danymi, które obejmują działania polegające na ustrukturyzowanej identyfikacji, rejestracji, klasyfikacji, modelowaniu, zabezpieczaniu, archiwizacji i usuwaniu danych. Uproszczenie procesów i efektywne zarządzanie danymi zapewnia szybsze podejmowanie decyzji, co wpływa na lepsze reagowanie na potrzeby klientów. Zarządzanie danymi podstawowymi (ang. MDM – Master Data Management) dotyczy jakości danych podstawowych i referencyjnych. Ostatecznym celem jest stworzenie unikalnych rekordów, dzięki czemu przedsiębiorstwo staje się bardziej konkurencyjne.

Rosnąca ilość danych stanowi wyzwanie dla praktyk zarządzania danymi i ich odpowiednią jakością w firmach. Dodatkowo współczesna technologia pozwala na przechowywanie większej ilości danych niż firma jest w stanie zarządzać. SAP MDM, zwane również zarządzaniem danymi referencyjnymi, jest zintegrowaną funkcją informatyczną oraz biznesową. Master Data łączy analitykę biznesową (ang. BI – Business Intelligence) z danymi transakcyjnymi. MDM synchronizuje dane z wielu obszarów biznesowych, takich jak sprzedaż, zaopatrzenie, produkcja oraz finanse. MDM to proces pomagający firmie w standaryzacji definicji i atrybutów wszystkich swoich krytycznych elementów danych (klient, sprzedawca, produkt), aby stworzyć wspólny punkt odniesienia dla całego przedsiębiorstwa.

Czym są dane podstawowe?

W jednym z artykułów dwumiesięcznika „Computerworld” redaktorka Anna Ładan sygnalizuje: „Zapomnijcie o ropie, diamentach czy kryptowalutach. Przedstawiamy ekologiczną, odnawialną, niepodlegającą inflacji i niewyczerpującą się walutę przyszłości: dane”.

Dane podstawowe (ang. Master Data) to kompilacja informacji przedsiębiorstwa. Przykładowo, do najważniejszych danych procesu zaopatrzenia należą: rekordy podstawowe materiału, rekordy podstawowe dostawcy, rekordy informacji zaopatrzeniowej oraz listy źródeł. Z kolei w przypadku sprzedaży i dystrybucji głównymi obiektami są klienci, materiały oraz warunki. Istnienie w systemie takiej bazy danych pozwala na skrócenie czasu wprowadzania danych w transakcjach, ponieważ na podstawie różnych korelacji odpowiednie dane będą podawane jako domyślne.

Dane podstawowe materiałów

Przedsiębiorstwo przechowuje w systemie informacje o materiałach w postaci rekordów podstawowych materiałów. Dane te są wspólne i podzielone w zakładkach według ich wykorzystania przez działy przedsiębiorstwa. Dane rekordu podstawowego materiału pogrupowane są na główne oraz dodatkowe. Pierwsze z nich to dane, które zawarte są w zakładkach, na przykład będą to dane podstawowe lub sprzedażowe. Dane dodatkowe są to informacje uzupełniające, takie jak: krótkie teksty, jednostki miary oraz zużycie. Dane znajdujące się w zakładce „Zaopatrzenie” wykorzystywane są w czasie tworzenia zamówienia zaopatrzenia. Informacje zawarte w polach zakładek MRP są podstawą do planowania potrzeb materiałowych. Z kolei dane z zakładek dotyczących rachunkowości są niezbędne w procesie wyceny materiałów. Przeprowadzanie inwentaryzacji oraz księgowanie ruchów materiałowych jest oparte na danych odnoszących się do zarządzania zapasami. Istotność danych zależy od poziomu organizacyjnego. Dane priorytetowe dla całego przedsiębiorstwa, takie jak indeks materiału, podstawowa jednostka miary oraz grupa materiałowa, przechowywane są na poziomie mandanta. Dane istotne z punktu widzenia zakładu oraz wszystkich składów do niego przypisanych, przetrzymywane są na poziomie zakładu. Przykładem tego typu danych są pola charakteryzujące zaopatrzenie. Informacje przeznaczone dla składu są utrzymywane jedynie na jego poziomie.

Kody transakcji dotyczące rekordu podstawowego materiału:

MM01 – tworzenie rekordu podstawowego materiału;

MM02 – zmiana rekordu podstawowego materiału;

MM03 – wyświetlanie rekordu podstawowego materiału.

Dane podstawowe dostawców

Informacje o dostawcach współpracujących z danym przedsiębiorstwem przechowywane są w systemie w postaci rekordów podstawowych dostawców. Dane składające się na rekord podstawowy dostawcy podzielone są na kategorie, ponieważ używane są przez Dział Zaopatrzenia oraz Księgowość. Dane ogólne, dotyczące całego mandanta, to adres dostawcy oraz dane bankowe. Odzwierciedleniem danych księgowych rekordu podstawowego, które są utrzymywane na poziomie jednostki gospodarczej, to przykładowo metody płatności dla automatycznych transakcji płatniczych oraz numer konta syntetycznego. Do danych obsługiwanych przez Dział Zaopatrzenia należą, między innymi: Międzynarodowe Reguły Handlu (Incoterms) oraz waluta zamówienia zaopatrzenia. Użytkownik może zdecydować, czy chce dysponować w danym momencie jedynie danymi Księgowości lub Zaopatrzenia – może również obsługiwać je centralnie. Numer rekordu podstawowego dostawcy jest tożsamy z numerem konta analitycznego dostawcy w Księgowości.

Kody transakcji dotyczące rekordu podstawowego dostawcy:

XK/FK/MK01 – tworzenie rekordu podstawowego dostawcy;

XK/FK/MK02 – zmiana rekordu podstawowego dostawcy;

XK/FK/MK03 – wyświetlanie rekordu podstawowego dostawcy.

(XK## – centralnie, FK## – FI, MK## – MM)Rekord informacji zaopatrzeniowej

Rekord informacji zaopatrzeniowej to przypisane informacje dla kombinacji danego dostawcy oraz konkretnego materiału. Przypisanie to ma miejsce na poziomie działu zaopatrzenia oraz materiału. W rekordzie informacyjnym określane są dane takie jak: planowany czas dostawy, granice tolerancji dostawy zaniżonej oraz zawyżonej, a także cena materiału z uwzględnieniem zniżek. Rekord jest pomocny podczas tworzenia zamówień zaopatrzenia, ponieważ wprowadzając numer dostawcy oraz numer indeksu materiału, w zamówieniu zostaną ustawione domyślnie dane zdefiniowane dla tego dostawcy oraz materiału w rekordzie informacyjnym.

Kody transakcji dotyczące rekordu informacyjnego:

ME11 – tworzenie rekordu informacyjnego;

ME12 – zmiana rekordu informacyjnego;

ME13 – wyświetlanie rekordu informacyjnego.

Lista źródeł

Następną istotną daną podstawową w systemie SAP jest lista źródeł, która tworzona jest na poziomie zakładu. Dla konkretnego materiału przypisywani są dostawcy, od których określone działy zaopatrzenia mogą w ustalonych okresach kupować uwzględniony materiał. Określone źródła są automatycznie przypisywane podczas tworzenia zgłoszenia zapotrzebowania po zaznaczeniu odpowiedniego wskaźnika.

Kody transakcji dotyczące listy źródeł:

ME01 – opracowanie listy źródeł;

ME03 – wyświetlanie listy źródeł;

ME04 –zmiany listy źródeł.

Dane podstawowe klientów

Informacje o klientach, którym sprzedawane są produkty i/lub usługi danego przedsiębiorstwa, przechowywane są w systemie w postaci rekordów podstawowych klientów. Rekordy te tworzone są centralnie w systemie SAP z wykorzystaniem transakcji XD01. Na dane podstawowe klienta składają się trzy widoki: dane ogólne, dane Obszaru Zbytu oraz dane Jednostki Gospodarczej. Dane ogólne są kluczowe dla Rachunkowości oraz Sprzedaży i Dystrybucji. Obowiązuje one dla wszystkich jednostek organizacyjnych w zakresie mandanta i są przechowywane niezależnie od niego. Przykładem danych ogólnych rekordu podstawowego klienta są adres, dane banku, informacje podatkowe. Dane Obszaru Zbytu są istotne dla Sprzedaży i Dystrybucji i obowiązują dla zdefiniowanych kompilacji – Działu Sprzedaży, Kanału Dystrybucji i Dziedziny. Do danych obsługiwanych przez Dział Sprzedaży należą, między innymi: waluta, rejon sprzedaży, warunki wysyłki, strefa transportowa, warunki płatności, funkcje partnera, np. płatnik, odbiorca faktury, odbiorca materiałów. Z kolei Dane Jednostki Gospodarczej, które są istotne dla Rachunkowości, to: numer konta zbiorczego, czy blokady oraz formy płatności.

Kody transakcji dotyczące rekordu podstawowego klienta:

XD/FD/VD01 – tworzenie rekordu podstawowego klienta;

XD/FD/VD02 – zmiana rekordu  podstawowego klienta;

XD/FD/VD03 – wyświetlanie rekordu podstawowego klienta;

(XD## – centralnie, FD## – FI, VD## – SD).

Dane podstawowe warunków

Informacje specyficzne dla klienta, na przykład o cenie, dopłacie, podatku, frachcie oraz rabacie, przechowywane są w systemie w postaci rekordów podstawowych warunków. Istnieje możliwość stworzenia warunków zależnych od innych czynników. Dobrym przykładem jest ustanowienie rabatu dla specyficznych grup cenowych materiału. Elastycznym rozwiązaniem jest stosowanie uzgodnień cenowych w wyznaczonych przedziałach czasowych, dzięki ustaleniu ich okresów ważności. Wartości w rekordzie warunków można opracować zgodnie z przyjętą skalą.

Kody transakcji dotyczące rekordu podstawowego warunku:

VK11 – tworzenie rekordu podstawowego warunku;

VK12 – zmiana rekordu  podstawowego warunku;

VK13 – wyświetlanie rekordu podstawowego warunku.

Jak przebiega integracja danych przedsiębiorstwa w systemie SAP?

Mianem integracji danych w obszarze IT określa się łączenie baz danych. Integracja różnych zbiorów danych może być wyzwaniem, w przypadku, kiedy istnieją różnice w formatowaniu – dane mogą być eksportowane, na przykład w dokumentach csv, xml lub PDF. Integracja danych w systemie SAP oparta jest na EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli elektronicznej wymianie danych między nadawcą, a odbiorcą. Oboje partnerów komunikacji muszą mówić tym samym językiem, aby się wzajemnie zrozumieć. Językiem EDI są formaty plików oraz języki opisów używanych w plikach danych EDI. Do przesyłania danych między dwoma różnymi systemami lub w obrębie tego samego systemu, a między różnymi mandantami, używane są IDoc’i (ang. Intermediate Document). Dokumenty te to niewielka liczba rekordów w formacie pliku ASCII, które tworząca logiczną całość. Każdy dokument IDoc składa się z dwóch części: rekordu kontrolnego oraz rekordów danych. Rekord kontrolny jest zawsze pierwszym wierszem pliku i zawiera informacje administracyjne, takie jak: pochodzenie, miejsce docelowe, opis zawartości, kontekst danych IDoc. Rekord ten można porównać do koperty lub okładki, która towarzyszy każdemu dokumentowi papierowemu wysyłanego pocztą. Z kolei rekordy danych, z których składa się pozostała część pliku, zawiera dane zależne od aplikacji. Każdy rekord oznaczony jest typem segmentu, po którym następują dane segmentu. Informacja o segmencie mówi procesorowi IDoc jak dane segmentu mają strukturę i jak powinny być interpretowane. Typ komunikatu definiuje kontekst semantyczny IDoc. Te same dane mogą być przesłane pod różnymi typami wiadomości, np. dane z zamówienia zakupu oraz zlecenia sprzedaży. Typ wiadomości mówi odbiorcy, jak wiadomość ma zostać zinterpretowana. Przykłady: MATMAS – dane podstawowe materiału, CREMAS – dane podstawowe dostawcy, DEBMAS – dane podstawowe klienta, ORDERS – zamówienie zaopatrzenia. Typ IDoc definiuje strukturę IDoc, to znaczy które segmenty znajdują się w IDoc i z jakich pól składają się te segmenty. Różne segmenty składają się z różnych pól. IDoc może być wyzwalany o określonej godzinie  – praca w tle (ang. background job) lub w momencie zdarzenia. Na przykład istnieją komunikaty, które informują system, że istnieje IDoc oczekujący na wysłanie.

Korzyści wynikające z zatrudnienia analityka Master Data:

1. Poprawność oraz użyteczność danych, wprowadzanych do systemu informatycznego, wynikające z przeprowadzenia ich walidacji.
2. Płynny przebieg procesów biznesowych oraz efektywne zarządzanie nimi dzięki danym dobrej jakości.
3. Zwiększenie produktywności firmy poprzez dostęp do rzetelnych danych we właściwym czasie.
4. Nadzór transferu danych pomiędzy określonymi systemami.
5. Monitorowanie konieczności wprowadzenia aktualizacji danych w systemie.
6. W przypadku wymogu zmian danych, masowa ich aktualizacja.
7. Wsparcie działań dotyczących migracji danych oraz upgrade’ów systemów do nowszych wersji.

Jakie wyzwania stoją przed firmą, która chce efektywnie zarządzać swoimi danymi?

W erze cyfryzacji przedsiębiorstwa korzystają z rozmaitej ilości źródeł danych, takich jak urządzenia „Smart”, media społecznościowe oraz aplikacje internetowe. Warunkiem sine qua non efektywnego zarządzania informacjami przez przedsiębiorstwo jest jego świadomość o rodzaju oraz ilości danych, którymi dysponuje. Najistotniejszym zadaniem firmy, która chce posiadać bazę dobrej jakości informacji i zarządzać nimi w oparciu o systemy informatyczne, jest poprawne zdefiniowanie danych. Co więcej, przedsiębiorstwo powinno dążyć do zagwarantowania kompletności danych poprzez kontrolowanie, czy obejmują one całokształt informacji niezbędnych do przeprowadzenia procesu. Oprócz tego istotne dla podmiotu gospodarczego jest nadzorowanie spójności danych, tak aby nie były one sprzeczne i nie zawierały duplikatów. W dobie ciągle zmieniających się przepisów, kolejnym wyzwaniem dla przedsiębiorstwa jest monitorowanie zgodności danych. Jednostki gospodarcze muszą być w stanie szybko zidentyfikować, czy dane są tożsame z odgórnie sporządzonymi formatami. Szczególne zastosowanie istnieje w branży spożywczej oraz farmaceutycznej, których procesy produkcyjne muszą być zgodne ze standardami dobrych praktyk wytwarzania (ang. GMP – Good Manufacturing Practice). Wiąże się to ściśle z określonymi zasadami tworzenia dokumentacji w aspekcie integralności danych. Przedsiębiorstwo powinno mieć świadomość, że wyłączne konsolidowanie danych bez ich przetwarzania nie będzie stanowiło dla niego wartości dodanej. Priorytetem jest znalezienie adekwatnych narzędzi do analizy danych z uwzględnieniem ograniczeń kapitału ludzkiego oraz czasu. Przedsiębiorstwa powinny być zdolne do raptownych adaptacji sposobów magazynowania danych w zależności od wymagań analiz, na przykład łatwych zmian formatu danych. Podsumowując, dane zarządzane zgodnie z zasadami FAIR (akronim utworzony na bazie angielskich słów „findable”, „accessible”, „interoperable” oraz „reusable”) stają się dla firmy przyczyną konkurencyjności oraz motorem innowacji. Jeśli więc przedsiębiorstwo inwestuje w rozwój, decyzja o wdrożeniu rozwiązań z zakresu „Master Data” powinna sprowadzać się nie do pytania „czy warto”, ale: „kiedy zaczynamy?”.

Usługi świadczone przez BPX S.A. w obszarze MD:

1. SAP MDM master data management – zarządzanie danymi podstawowymi w SAP;
2. migracje danych;
3. integracje danych;
4. walidacje danych;
5. weryfikacje danych pod kątem jakościowym;
6. masowe aktualizacje danych.

Napisz do nas i dowiedz się więcej o dedykowanych rozwiązaniach SAP! bpx@bpx.pl